Administración y Control del Departamento de Compras

La importancia de las compras es igual o mayor a la de las ventas.
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De qué trata:

En una gran mayoría de importantes organizaciones se desconoce la altísima importancia que representa la función de compras de cara a la generación de valor y optimización de la cuenta de resultados, y que en momentos de crisis en los que el incremento de las ventas se ralentiza, su importancia puede ser vital.

Comprar y aprovisionarse es una necesidad, por lo tanto, hacerlo de forma estratégica y óptima también lo es. En periodos de incertidumbre económica como los que se viven hoy en día, se vuelve prioritario. Con una buena gestión de la función de compras una empresa puede conseguir ahorros por encima de los dos dígitos en relación con el presupuesto asignado.

Para ello es necesario diseñar un plan de mejoras e implantar una nueva cultura de trabajo, basado en una eficiente administración, análisis de riesgos y control, que permita el uso eficiente de los recursos y aprovechamiento de nuevas tecnologías, adicionando el uso de las herramientas informáticas aplicadas a los ámbitos del e-sourcing y el e-procurement, que permitan una gestión integral del gasto, imputando el ahorro conseguido a los presupuestos de la organización

Dentro de este ámbito, la situación de la función de compras, según nos percatamos, se gestiona por un departamento profesional y dedicado. A primera vista parece una situación adecuada y a priori con pocas necesidades de optimización.

Al profundizar en el estudio de la situación real, descubrimos que en la mayoría de los casos la profesionalización se ha hecho efectiva sólo para una pequeña parte de los productos y servicios que se compran, y que la dedicación del personal del departamento de compras se reparte principalmente entre funciones administrativas y logísticas o de aprovisionamiento.

Sólo una pequeña parte de la dedicación se destina a la gestión del proceso concreto de negociación y contratación, siendo éste la principal fuente de creación de valor de la función de compras. La situación real dista mucho de la situación ideal.

Objetivos:

- Conocer los conceptos indispensables de una buena administración de compras y de almacén.

- Determinar las políticas y procedimientos debidamente consensuados que permitan adquirir materiales e insumos que agreguen valor a la empresa.

- Entender los procesos de compras, clientes y proveedores.

- Evaluar la calidad del producto en la compra de materiales y su almacenamiento.

- Aplicar una filosofía de ganar, ganar, sumando rentabilidad a través de una excelente negociación de compras.

Beneficios:

- Orientar o reorientar la gestión de compras integrando equipos multidisciplinarios, creando así una sinergia que contribuya con sus conocimientos, experiencias, perspectivas y opiniones a la ampliación de criterios y a la definición de políticas más sólidas.

- Visualizar la importancia de una buena gestión de compras y su impacto en los resultados de la empresa.

- Relacionar el ámbito de la gestión de compras con otras áreas de las instituciones o empresas y reconocer la necesidad de una interacción sinérgica.

- Analizar los formatos y procedimientos más comunes en un proceso de compras.

- Formular y examinar el método para evaluar a potenciales proveedores.

Dirigido a:

Responsables de compras, encargados de almacén, responsables de producción, jefes de compras, gerente de compras, en general a todos los directa o indirectamente relacionados con esta importante área.


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